Запись в трудовой книжке при приеме на работу

Трудовая книжка – это важный документ, собирающий сведения о трудовой деятельности человека.

Правила её ведения и хранения регламентированы следующими нормативно-правовыми документами:

1. Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003.
2. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
3. Статьёй 66 ТК РФ, где описывается структура этого документа и надлежащие нормативно-правовые акты, регулирующие его.

Когда делается 

Приведённые выше документы оговаривают сроки внесения записи в книжку – не позднее 7 дней с момента события, в данном случае с момента приёма на предприятие.

В таком случае трудовые отношения расторгаются, а запись аннулируется. Фактически, если сотрудник выходит на работу в назначенный день и остаётся дольше 5 дней, то дата приёма записывается «задним числом», то есть фиксируется именно первый день выхода, который случился 5 дней назад.

Как сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке

Все записи в трудовой вносятся по следующим правилам:

• необходимо делать отсылку на соответствующий приказ от руководства;
• даты оформляются арабскими цифрами: число и месяц фиксируются в двухзначном режиме, а год – в четырёхзначном;
• никакие сокращения не допускаются, всё нужно писать полностью, даже такие мелочи, как «приказ» вместо «пр.», «пункт» вместо «п.» и т.д.;
• на территории Российской Федерации записи вносятся на государственном языке – русском;
• работник должен знакомиться с каждой внесённой записью, подтверждая этот факт подписью в личной карточке;
• графа о приёме на предприятие не заверяется печатью;
• подробности условий приёма недопустимы, т.е. неправильно писать такие формулировки, как «с испытательным сроком», «по срочному трудовому контракту», «принимается на работу временно».

Запись о приёме оформляется следующим образом:

1. В третьей графе под названием «Сведения о приёме на работу» по центру в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, а ниже, в скобках, сокращённое название. Эти названия должны соответствовать тем, которые записаны в учредительных документах предприятия. Обычно эта запись делается от руки, но в крупных компаниях с большим потоком новых сотрудников изготавливается штамп, содержащий полное и краткое наименование, и оттиск этого штампа заменяет рукописный текст.
2. Под наименованием предприятия пишется «принят» или «принята», а далее указываются следующие факторы:
   • структурное подразделение (отдел) компании;
   • должность (специальность или профессия).
3. На уровне записи о приёме в первой графе (№ записи) проставляется порядковый номер на основе сквозной нумерации, то есть, даже если это первая запись, которая пишется в конкретной компании, она следует за уже существующими записями.
4. На этом же уровне во второй графе происходит заполнение даты в нужных клеточках.
5. В четвёртой графе записывается тот организационно-распорядительный документ (чаще всего, это приказ руководителя), на основании которого человек принимается на работу. Указывается порядковый номер документа и дата его оформления.

Наименование должности или профессии

Часто кадровики путают эти понятия, и их ошибка может привести к неприятным последствиям.

Чтобы избежать неточностей, необходимо следовать правилам, приведённым ниже:

1. Наименование должности (профессии) должно соответствовать штатному расписанию предприятия.
2. Если на определённые должности (специальности) полагаются льготы или ограничения, их наименование должно соответствовать квалификационным справочникам.
3. Если профессия (должность), на которую полагается льгота, будет указана неверно, пенсионный фонд может отказать в назначении пенсии по вредности.
4. Важно отличать должности от профессий, например, лаборант – это профессия, а не должность, поэтому нужно писать «принят лаборантом», а не «принят на должность лаборант». Общероссийский классификатор, утверждённый Постановлением Госстандарта №367 от 26.12.1994, поможет различать эти понятия.

Образцы

Ниже приведены примеры записей при приёме разных категорий сотрудников в разных обстоятельствах. Пример ниже показывает, как оформить правильную запись о назначении / избрании генерального директора ниже:

Если в качестве работодателя выступает не компания, а ИП, отметка о приёме выглядит следующим образом:

Если специалист, уже трудоустроенный на предприятии, планирует занять другую должность по внутреннему совместительству, об этом тоже вносится надлежащая отметка. Внешнее совместительство никак не фиксируется.

Если работник нанимается в филиал, то информация об этом фиксируется в надлежащей записи:

Исправление ошибок в документе

Постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003 утвердило Инструкцию о заполнении книжки. Здесь же содержатся рекомендации по исправлению тех сведений, которые сделали ошибочно.

Если в записи допущена ошибка, исправлять её следует в соответствии с общими правилами:

• запрещается зачёркивать неверную запись;
• запрещается пользоваться корректировочной жидкостью;
• следует объявить об ошибке новой отметкой, расположенной под ошибочной;
• исправления может внести представитель того же предприятия, где была совершена ошибка, или другой фирмы, где человек работает по настоящее время, на основе документа с предыдущего места найма после увольнения сотрудника.

Исправление, если отметка пропущена

Если в наименовании должности или профессии пропущено одно слово, его обязательно нужно восстановить в корректирующей записи следующим образом:

1. Корректирующая запись начинается с порядкового номера в первой графе.
2. Дата исправления фиксируется во второй графе.
3. В третьей графе вносится текст: «Запись № (здесь ставится порядковый номер той записи, которая подлежит исправлению) считать недействительной».
4. Правильный текст вносится ниже.
5. Распоряжение (приказ) руководства, подтверждающий исправление, фиксируется в четвёртой графе вместе с номером и датой.
6. Ниже, в этой же третьей графе записывается должность лица, внёсшего изменения (как правило, это руководитель отдела кадров), а его подпись с расшифровкой подтверждает достоверность новых сведений.

При ошибочной пометке

При обнаружении ошибки корректирующая информация вносится следующим образом (аналогично верхней иллюстрации):

1. В первой графе пишется порядковый номер.
2. Во второй графе – надлежащая дата.
3. В третьей графе обозначается полное и сокращённое название предприятия.
4. Ниже в этой же графе вносится текст: «Запись № (указывается порядковый номер неверной записи) считать недействительной».
5. Ещё ниже вносится верная информация.
6. В четвёртой графе обозначается распоряжение, которое подтверждает истинность исправления, а также приводятся номер и дата этого документа.
7. Ниже, в третьей графе кадровик, внёсший исправление, записывает свою должность, ставит подпись с расшифровкой.

Как аннулировать 

Если требуется просто обозначить, что внесённая ранее запись недействительна, а не исправлять её, нужно выполнить следующие действия:

1. Порядковый номер записи фиксируется в первой графе.
2. Дата отмены предыдущей записи идёт во вторую графу.
3. В третьей графе вносится текст: «Запись № (здесь упоминается порядковый номер записи, подлежащий отмене) считать недействительной».
4. Распоряжение руководства, на основе которого аннулируется прошлая отметка, фиксируется в четвёртой графе, здесь же приводятся его дата и номер.
5. Под графой об отмене кадровик пишет свою должность, ставит подпись и дополняет её расшифровкой.
   
    

Хотя трудовая книжка – документ высокой важности, даже профессиональный кадровик не застрахован от ошибок при внесении записей. Их исправления обладают юридической силой, если они выполнены по всем правилам, которые предписывает надлежащая Инструкция.

Видео: Как делать записи о работе в трудовой книжке.